Дали с вашата система за картотекиране сте успявали да държите всичко под контрол, или не, сега можете да започнете като следвате нашия наръчник, за да върнете всичко в ред…
Много хора имат система за архивиране, избрана на случаен принцип. В един момент документацията им е нараснала до толкова, че трудно биха могли да я съхраняват ефективно на бюрото си и са започнали да я складират настрана по шкафове, чекмеджета и така нататък. В други случаи може да сте наследили този тип система за съхранение, с новата си работа и с цяла купчина документация.
Какво бихте могли да направите, за да въведете ред във вашия шкаф за документи и да го превърнете в полезно място за съхранение, вместо място за безразборно струпване на хартия? Имате нужда от система за картотекиране на работния процес. Системата за картотекиране е пътна карта, предназначена за документи, за да можете да управлявате тяхното движение в офиса. Не можем да ви предоставим конкретна пътна карта за вас, но отговаряйки на няколко от следващите въпроси и оценявайки някои от домашните ви и офис нужди, вие ще сте в състояние да си изградите собствена ефективна система за картотекиране на работния процес.
-1-350.jpg)
Дайте си сметка: Какво искате от вашата картотека и какво тя трябва да ви осигури? Независимо дали търсите нещо в личния си шкаф у дома, или в шкафа в офиса, преди да предприемете нещо със системата си за съхранение на документи, трябва да разберете какво точно искате от нея и защо сте недоволни от настоящата си такава. След това ще бъде напълно достатъчно само да прочетете упътването и да я въведете в ред.
• Можете ли лесно да откривате конкретен документ?
• Лесно ли премествате и заменяте папки или са необходими известни усилия за целта?
• Най-необходимите и най-често използвани папки ли съхранявате в шкафовете си?
• Имате ли подходящо място за съхранение на документи, които е добре да са ви под ръка?
Някои проблеми са лесно решими. Ако се затруднявате в откриването на дадени документи, тъй като предният служител в офиса им е поставял ръчно писани етикети, за да поправите положението ви е необходима машина за етикети и един следобед на разположение. Други проблеми изискват малко повече време, за да се поправят, като наличието на твърде малко място за съхранение на документи. Преди да предприемете закупуване на 10 нови шкафа за документи е необходимо да направите едно нещо.
Разчистете вашия шкаф за документи: Погледнете вашите шкафове и избройте няколко причини, поради които не сте доволни от тях, но преди да предприемете радикални промени е необходимо да ги разчистите. Има два начина за разчистване на шкафове, при единия унищожавате старите и ненужни документи, а при другия премествате старите, но необходими все пак документи в шкаф в мазето например, в отделна стая в офиса или на място, позиционирано далеч от централния офис. Как да определите кандидатите за отделните категории?
Кандидати за унищожаване:
• Сметки за комунални услуги – ако имате текуща сметка и информацията по нея е коректна, можете да скъсате старите. Сигурни ли сте, че се нуждаете от сметка за телефон от 2002?
• Фишове за заплата от изминали години – на края на годината, когато получите официален документ от работодателя си, можете да скъсате старите фишове.
• Бележки от банка и банкомати – когато видите сумата по сметката си онлайн или на хартиена бележка от банкомат, не е необходимо да съхранявате тези излишни парчета хартия.
• Отчети за кредитни карти – можете да ги скъсате, също като комуналните сметки, когато получите нов с актуална информация. Ако сметнете за необходимо, можете да го запазите, ако сте направили сериозна покупка и на него има информация за гаранцията и кредитната ви карта има допълнителни потребителски защити, които ще ви помогнат при замяна на продукта.
Кандидати за съхранение в определен склад
• Данъчни декларации – най-често цитираното правило тук е да се съхраняват 7 години. Повечето одити се правят в рамките на 3 години, но кой иска да рискува да си навлече гнева на агенция с бюджет от 8 милиона лева.
• Банкови извлечения – пазете ги поне 3 години, повечето хора грешат като ги съхраняват 7 години, като данъчни документи.
• Лични документи – брачни свидетелства, удостоверения за раждане и други трудни за подмяна документи би било добре да се съхраняват по възможност на огнеупорно и водоустойчиво място.
• Пенсионни извлечения – всичко, свързано с инвестиции и така нататък трябва да се съхранява за неопределен период от време.
Горният списък по никакъв начин не е изчерпателен, но дава отправни точки за разглеждане на срока за съхранение на вашите документи. Ако имате съвсем обикновена ситуация, можете да се ориентирате по онлайн списъците, за да определите колко време да съхранявате дадени документи. Ако имате въпроси, е препоръчително да се консултирате с вашия счетоводител.
Една обикновена организация на работната документация в домашния ви офис може да изглежда по следния начин:
Всеки ден: Изпразвайте пощенската си кутия и сортирайте кореспонденцията. На края на деня систематизирайте документите.
Месечно: С появата на новите сметки, премахвайте старите. Един път месечно отделяйте няколко минути, за да прочитате етикетите на папките си и преценявайте дали не е нужно някои папки да бъдат пренасочени за съхранение на друго място.
На тримесечие: В допълнение на месечната си проверка преглеждайте склада си за съхранение на по-стари документи, за да проверите дали някои от тях не са надживели своята полезност.
Годишно: Веднъж годишно пресявайте папките, съдържащи данъчна информация. Подходящо време за цялостно разчистване. Унищожете старите папки, свързани с вече несъществуващи или неактуални проекти. Всички стари сметки, разписки и така нататък, които не са пряко свързани с данъците ви и по някакъв начин са избягали от погледа ви по-рано през годината, трябва да се унищожат.
Придържайте се към работния процес: Не сваляте от теглото си, мислейки за упражнения и възнамерявайки да се храните по-добре, по същия начин не се получава и добра и лесна за управление файлова система, единствено възнамерявайки най-накрая да изпразните пощенската си кутия или да сортирате документите си. Ако вашата файлова система е една развалина, вие ще трябва да отделите известно време, за да я въведете във форма, етикетирайки папки и вземайки решение за това какво да премахнете и какво да сложите за дълбоко съхранение. След като вече сте се погрижили всичко със систематизацията да бъде наред, вие просто трябва да следвате работния процес, който сте задали и документите и папките ви съвсем естествено ще намерят мястото си. Тези, на които им е отминало времето ще останат за премахване. Систематизирането на работния процес е навик, който ви награждава с лесна за ползване архивираща система и архивен шкаф, който няма да скърца под тежестта на безполезни папки.